成果四
Outlook 郵件整理與回覆草稿
現場會示範如何讀取 Outlook 郵件，找出真正需要本人回覆的內容。最後只形成回覆草稿，不寫回 Outlook，也不直接寄出。
01這一頁最後要做出什麼
一份包含來信需求、待本人補充資訊與回覆草稿的郵件處理結果。
02先跟著做
把第一版做出來
- 01
看現場帳號讀取郵件
由講師示範查找指定期間內，需要本人確認、決定或回覆的郵件。
- 02
先判斷真正需求
請 AI 分開整理寄件者要什麼、希望何時完成，以及信件裡已經提供哪些資訊。
- 03
找出不能代答的地方
列出需要本人決定、附件未提供或必須向其他人確認的項目。
- 04
產生回覆草稿
依目前已知資訊寫成正式、清楚的草稿；保留需要本人填寫的欄位，不寄出。
- 05
無法讀取就用備援檔
若現場帳號無法連接 Outlook，改用下載區的模擬 Email，完成相同的判讀與擬稿。
03可以直接使用的第一版 Prompt
找出待回覆郵件並形成草稿
請讀取我最近 7 天的 Outlook 郵件，找出需要我本人確認、決定或回覆的來信。
請先列出最需要處理的 3 封，每封包含：
1. 寄件者真正需要什麼
2. 希望完成的日期或時點
3. 信件已提供的資訊
4. 仍需要我本人補充或確認的資訊
5. 建議的回覆草稿
只讀取與整理，不要修改郵件、不要寫回 Outlook，也不要寄出。資料不足的地方請標示「待本人確認」，不要自行補答案。- 這段由講師使用企業帳號現場示範；學員可用模擬 Email 跟著判讀。
- 草稿只是第一版，寄出前仍要確認收件人、附件、日期、數字與承諾。
04看一下結果
先不用追求完美，看看第一版能不能用
AI 選出的信件是否真的需要本人確認或回覆？
需求摘要與原信是否一致，有沒有漏掉日期、附件或條件？
資料不足的地方是否標示待確認，而不是自行代替你決定？
整個流程是否停在草稿，沒有修改 Outlook 或寄出郵件？
05為什麼剛才會這樣？
有能力，不等於有權限
AI 可以讀取獲准範圍內的郵件、整理需求與撰寫草稿，但這不代表它可以修改郵件或代替你寄出。
工作設計要把能力和權限分開；這次停在草稿，正好留下主管最後確認的空間。
06帶走的方法
讓 AI 找信、判讀與擬稿，把最後確認與寄出留在人手上。